Surat resmi biasa juga disebut dengan surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau lembaga kepada perseorangan atau ke instansi lain yang berisi hal-hal kedinasan. Surat dinas terdiri dari beberapa unsur yaitu:
- Kepala surat atau kop surat
Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat dinas, kepala surat terdapat nama instansi, alamat instansi, logo instansi.
- Nomor surat
Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.
- Tanggal surat
Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut.
- Lampiran surat
Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).
- Perihal surat
Berisi tentang isi pokok surat dinas.
- Alamat surat
Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.
- Salam pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.
- Isi surat
Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.
- Penutup surat
Bagian ini berisi kalimat penutup untuk mengakhiri surat tersebut.
- Salam penutup
Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.
- Identitas pengirim
Berisi identitas lengkap dari yang mengirim surat.
Susunan yang benar pada surat dinas tersebut adalah g (kop surat), e (nomor surat), c (tanggal surat), a (lampiran), h (perihal), j (alamat), b (salam pembuka), m (isi surat), d (isi surat), k (penuutp surat), f (salam penuutup), i (identitas pengirim), l (pengirim surat).
Dengan demikian, susunan surat dinas yang benar adalah g, e, c, a, h, j, b, m, d, k, f, i, l.