Surat dinas merupakan sebuah media komunikasi tertulis yang dibuat oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintah atau swasta untuk mengirim informasi.
Struktur surat dinas adalah sebagai berikut.
Bagian ini merupakan ciri khas dari sebuah surat yang resmi keluar dari instansi. Dalam kepala surat terdapat beberapa detail yang harus dicantumkan, seperti logo, nama dan juga alamat dari lembaga atau instansi tersebut.
Tanggal surat menjelaskan tentang waktu pembuatan surat dinas tersebut.
Nomor surat adalah bagian dari surat dinas yang tidak ditemukan pada jenis surat lainnya. Bagian ini berisi tentang kode, nomor surat yang dikeluarkan, identitas dari instansi yang mengeluarkan dan juga tahun pembuatan.
Lampiran merupakan berkas pendukung yang ditambahkan dalam surat. Lampiran ini terpisah dari lembaran surat.
Bagian ini membahas apa yang ingin diutarakan oleh instansi kepada penerima dari surat tersebut.
Pembuka adalah bagian awal surat untuk membuka penyampaian informasi. Dalam bagian ini terdapat salam pembuka sebagai sapaan dan alinea pembuka sebelum masuk ke detail surat dinas yang hendak disampaikan.
Isi surat menjelaskan berbagai hal yang menjadi tujuan dari penulisan surat dinas tersebut.
Penutup digunakan untuk mengakhiri surat dinas yang dikirim. Layaknya salam pembuka, salam penutup ini juga digunakan sebagai bentuk sopan santun atau rasa hormat kepada penerima surat dinas tersebut.
Nama ini diisi dengan nama lengkap dari pengirim surat. Ini adalah salah satu bagian yang penting dari surat dinas yang umumnya tidak ditemukan pada jenis surat lain. Bagian ini berfungsi untuk legalisasi surat.
Bagian (5) pada surat di atas adalah bagian penutup. Bagian itu adalah bagian yang mengakhiri surat dinas. Bagian ini digunakan sebagai bentuk sopan santun atau rasa hormat kepada penerima surat dinas tersebut.
Dengan demikian, penutup atau bagian (5) surat tersbut dapat diisi dengan kalimat Atas perhatian seluruh siswa, kami mengucapkan terima kasih.